Правила делового общения



Правила делового общения

Деловое общение представляет собой процесс обмена информацией, опытом, разработку конкретных планов и задач, мероприятий по их реализации. Именно этой конкретикой деловое общение отличается от общения в общепринятом смысле этого слова. Составной частью делового общения является служебное общение, которое осуществляется на предприятии, в рабочее время.

Правила делового общения призваны способствовать формированию, развитию межличностных отношений, совместной деятельности, познанию личностных и деловых качеств коллег по работе и партнеров. Правила делового общения в целом базируются на тех же нормах культуры, что и правила межличностного общения. А так как деловое общение решает главную задачу – достижение сотрудничества с соблюдением обоюдовыгодных интересов, то при деловом общении общепринятые нормы культуры должны быть безукоризненными. Т.е. стиль общения с друзьями, знакомыми во многих случаях не является решающим, а при деловом общении – этот фактор является определяющим в достижении успеха.

Правила делового общения основаны на выполнении следующих требований: уважение, преимущества старшего и женщины, соблюдение правил эстетики и гигиены. Правила делового общения подробно регламентируют поведение делового человека с позиций вежливости и уважения при визите его коллеги, партнера или очередного посетителя. Прежде всего, необходимо покинуть кресло, выйти навстречу гостю, сопровождая это улыбкой и рукопожатием, после чего должно последовать предложение ему сесть, а самому возвратиться в кресло. Процесс несложный, буквально минутный, а каков эффект!

Не снижайте потенциал своих возможностей, заложенный в правилах делового общения, ожидая гостя в кресле, слегка кивнув ему, предоставив выбор – продолжать стоять или присесть на краешке стула. Рукопожатие обязательно не только при расставании, но при встрече. Не отождествляйте свою улыбку с положением зависимости, не ведите беседу с каменным лицом, демонстрируя свои волевые качества.

Деловое общение – это, прежде всего, умелое соблюдение чувства меры, поэтому не впадайте в другую крайность – постоянно улыбаясь, по поводу и без повода – это уже граничит с некоторой неадекватностью. Очень важно, чтобы ваш гость почувствовал, что его визиту рады – такое начало делового общения будет во многом способствовать его эффективности.

До приема посетителя приведите в порядок свою одежду, надев и застегнув пиджак, если он был снят, приведите в порядок прическу. Наведите порядок на столе, убрав все лишнее. Обращайтесь к посетителю по имени и отчеству – каждому человеку приятно услышать свое имя. Правила делового общения беседу рекомендуют начинать с нейтральных тем (о погоде, как добирались до вашего офиса, отметив пунктуальность посетителя). Предложите на выбор гостя напитки.

Выполнив формальности, вы можете переходить к обсуждению делового предложения. В процессе делового общения возьмите за правило вежливо выслушивать, не перебивая. Правило весьма простое, но сложное в исполнении, особенно если появляются разночтения в подходах, методах оценки принципиальных проблем. Ваша задача при деловом общении – вникнуть в суть предложения.

Есть два варианта поведения: один человек на этапе вступительного слова, резко прекращает беседу, заявив, что ему это не интересно, а другой – терпеливо выслушивает все до конца, не понимая сути, но и не задает уточняющих вопросов.

Это крайние позиции и обе неправильные, так как принимая посетителя, вы уже проявили интерес, а неумение выслушать, правильно построить деловой разговор, могут быть причиной потери выгодного проекта. То есть научитесь слушать, а правильнее будет сказать – активно слушать, не забывая о такте и пределе разумного. Под этим подразумевается, что вы обладаете техникой и умением тактично и разумно переводить в диалог монолог гостя. В этом случае вы облегчаете себе возможность понять посетителя. Помогаете ему конкретизировать свое предложение.

А как быть с конкурентами? Вести переговоры или категорически отвергать? – Правила делового общения считают, что такой подход глубоко ошибочен, так как для развития бизнеса необходимо искать и находить компромиссы, которые позволят выявить общие интересы. То есть с конкурентами экономически выгодно договариваться, а не вести изнурительную борьбу, взаимно ослабляя позиции.

Деловое общение предполагает обмен мнениями, мыслями, а не демонстрацию эрудиции и остроумия, поэтому старайтесь по – возможности, избегать таких ситуаций, которые могут быть расценены вашим визави как легкомыслие, а более того – как намек на интеллектуальное превосходство. Оно вам надо? Переговоры ведите в рамках предложенной темы, не отвлекаясь на лирические отступления, с претензией на оригинальность.

При разговоре смотрите на посетителя, не отводя в сторону взгляд. При несогласии с собеседником, постарайтесь сдерживать раздражение, не высказывая при этом резких замечаний, отказ и несогласие при деловом общении необходимо научиться делать тактично. Если же в каком-то вопросе, ваши точки зрения совпадут, умерьте свой пыл и энтузиазм, особенно, если у вас нет полномочий принимать окончательное решение, не давайте опрометчивых обещаний, если вы неуверенны в своих возможностях.

Правила делового общения в случаях, когда возникают сложности с завершением разговора (например, боязнь обидеть посетителя), предлагают несколько вариантов в таких ситуациях: если вам излагают суть предложения, постепенно отдаляясь от темы, вы можете существенно сократить разговор, сославшись на то, что вам через несколько минут необходимо принять участие в совещании; если в процессе беседы рациональное зерно так и не возникло, предложите перенести разговор, заметив при этом, что у вас есть желание продолжить разговор, но, к сожалению, вы сейчас не располагаете временем; если разговор абсолютно бесперспективен, а время, отведенное для беседы истекло, то применяется наиболее жесткий вариант. Вы сообщаете, что у вас уже назначена следующая встреча, либо изыщите возможность подвести итоги встречи. Если и этот намек будет не понят, поднимитесь из кресла – тогда самым непонятливым станет ясно, что беседа окончена.


Комментарии к статье